Beaucoup d’entre nous utilisent quotidiennement l’ordinateur, et ce, aussi bien dans le cadre du travail que dans la vie privée. Chacun est donc à même de comprendre l’importance du choix du format de fichier pour la création et le partage des documents : l’utilisation d’un format adéquat permet en effet d’éviter de perdre du temps et de faciliter la distribution des documents. Les paragraphes suivants sont consacrés à la création d’une liste des types de formats de fichiers les plus communément utilisés par les enseignants. Elle sera particulièrement utile à ceux qui souhaitent partager des documents et ceux qui s’interrogent sur les types de fichiers et leurs extensions.

Tout utilisateur d’un ordinateur devrait avoir conscience du fait que chaque programme crée des fichiers de types spécifiques au moment de la sauvegarde. Lorsque l’on crée un document sous Word, par exemple, au moment de la sauvegarde de ce document, le type du fichier créé est : .doc. Un document sur Rome est ainsi généralement intitulé «Rome.doc». La vigilance est toutefois de rigueur : en effet, l’extension .doc n’est pas toujours visible à l’écran. Elle existe pourtant bel et bien, à moins d’une action délibérée pour la supprimer ou la modifier. À l’occasion d’une nouvelle sauvegarde d’un document, utilisez l’élément du menu «Enregistrer sous» plutôt que l’élément «Enregistrer»: vous aurez alors l’opportunité de sauvegarder votre fichier autrement que sous la forme d’un fichier .doc en optant, par exemple, pour un format de fichier .rtf (rich text format). L’ouverture d’un tel fichier ne nécessitera aucun traitement de texte particulier et il sera utilisable sur tous les ordinateurs et toutes les plateformes. De la même manière, les fichiers graphiques peuvent avoir des types différents, tels .gif, .bmp, .jpg. Un bref descriptif des types de fichiers et de leurs extensions est proposé plus loin.

Les fichiers texte sont omniprésents. La plupart des enseignants les utilisent et les créent presque quotidiennement. Ces fichiers sont, généralement, des documents simples, souvent assez courts, destinés à être utilisés avant, pendant ou après les leçons. Beaucoup d’entre nous utilisent un ou plusieurs traitements de textes pour créer le fichier texte, l’éditer puis, le lire. Ces documents peuvent être sauvegardés sous divers formats, tels:

• .doc (document Word, une extension propriétaire de Microsoft)
• .rtf (Rich Text File, une extension de fichier non spécifique et multi plateforme)
• .txt (texte seul, sans formatage)

Un fichier .doc est utile dans le cas d’un formatage élaboré, mais il contient tant d’éléments de formatage différents (comme des images ou des tableaux), qu’il peut devenir complexe à manipuler et assez volumineux. Les fichiers avec l’extension .doc sont parfois difficiles à lire sous d’autres traitements de textes et il faut se souvenir que les différentes versions de Word (Word 6, Word 2004 pour les Mac) ne sont pas toujours compatibles entre elles. Vous auriez tort de supposer, par exemple, qu’un document créé sous la version la plus récente de Word, pourra être lu ou édité par quelqu’un utilisant une version plus ancienne. Enfin, si vos correspondants n’utilisent pas Word, vous êtes susceptibles de rencontrer des problèmes importants, avec notamment des parties entières du document qui ne pourront absolument pas être lues.

Les fichiers avec l’extension .rtf sont facilement utilisables sous différents traitements de textes et sont destinés à un usage multi plateforme. Ils ne peuvent contenir de virus (c’est important si l’on attache des pièces jointes au courrier électronique), et sont plutôt petits. Toutefois, bien que conçus pour offrir une transportabilité maximale, ces fichiers peuvent voir leur mise en forme se modifier s’ils sont chargés sous des traitements de textes différents ; il faut donc être extrêmement vigilant en cas d’échange et tant que l’on n’est pas absolument sûr du résultat. Les surprises sont fréquentes en particulier dans le cas d’un formatage important (utilisation de tabulations, de diverses polices de caractères).

Le fichier texte le plus basique est le fichier .txt. Il est utile en cas de transfert de texte pur et simple, sans formatage d’aucune sorte. C’est les plus petit des types de fichiers et il est d’un usage très simple.

Les documents de présentation sont fréquemment utilisés par les enseignants désireux de présenter les informations d’une manière attrayante et de préparer des projections de diapositives pour leurs élèves. Microsoft PowerPoint, Impress (de Star Office ou Open Office) et Appleworks sont quelques-uns des logiciels permettant la création de tels documents. Les fichiers peuvent être sauvegardés sous les formats suivants:

• Les fichiers .pps contiennent la visionneuse pour projeter les diapositives
• Les fichiers .ppt ne la contiennent pas et montrent les diapos en mode plein écran
• Les fichiers .exe sont des fichiers d’application, transportables et comprimés, à utiliser en cas de projection de diapositives sans logiciel pré-installé

Les fichiers de présentation (.ppt, .pps, .exe) sont faciles à distribuer ; leur échange sur Internet s’avère en revanche beaucoup plus problématique en raison de leur volume trop important et de leur contenu textuel qui doit être lu par un programme capable à la fois de projeter des diapositives sur un écran et d’interpréter du texte. Ces fichiers permettent de réduire l’utilisation du papier et peuvent aisément incorporer des éléments multimédia d’autres programmes.

Les fichiers HTML sont largement utilisés sur Internet et les intranets, tout comme d’autres plus complexes, tels les fichiers DHTML ou XML. Leur création nécessite des programmes spécialisés ou les traitements de textes les plus modernes. Ils permettent des liaisons hypertexte et sont capables d’incorporer des éléments multimédia, tels des images ou des fichiers son et vidéo. Ils peuvent aussi être utilisés sur CD-ROM, bien que ce soit rarement le cas. Les fichiers HTML ont en général l’extension .htm ou .html, et sont créés au moyen d’un langage informatique assez universel. Ils sont lisibles sur n’importe quel ordinateur doté d’un navigateur Internet.

HTML est un format standard pour distribuer des informations ; son utilisation n’est soumise à aucune redevance ou licence. Les pages HTML peuvent être publiées et diffusées très aisément sur Internet et, elles sont capables d’intégrer différents types d’informations. Les fichiers HTML ont encore l’avantage d’être de petite taille tout en supportant une grande quantité de texte. Ils conviennent donc parfaitement pour convoyer un grand nombre de données à analyser ou utiliser au quotidien.

Les fichiers document portables (pdfs) ne dépendent d’aucune plateforme informatique, mais peuvent être exploités par des programmes comme Adobe Acrobat Reader ou Apple’s Preview. Le type le plus commun en est le fichier .pdf, parent direct du nouvel eBooks. Le principal avantage des fichiers .pdf en est la constance : en effet, les polices de caractères, styles et graphiques, y compris les tableaux d’informations, ne sont jamais modifiés, quel que soit l’ordinateur utilisé. De plus, ces fichiers sont dotés de liens vers d’autres documents ou sites informatiques, offrant à l’utilisateur un accès direct à d’autres types d’informations. Enfin, si un document est volumineux ou s’il s’avère nécessaire de protéger sa distribution, il peut être distribué sur Internet en tant que fichier .pdf avec une grande efficacité.

Les nouveaux eBooks ont diverses extensions dont l’extension .lit. Il s’agit d’une extension très récente, construite sur l’idée de portabilité et destinée à incorporer des livres entiers sur des appareils de type agenda électroniques.

• Les fichiers .pdf ne peuvent être lus que par des logiciels spécifiques. Ils sont couramment utilisés et faciles à imprimer. Ils peuvent être utilisés sans aucune difficulté sur tous les ordinateurs, PC ou Mac.
• Les fichiers .lit représentent le format eBook le plus courant aux USA ; c’est un format de plus en plus utilisé en Europe également.

Les fichiers graphiques ont des extensions diverses en fonction du mode de sauvegarde des images. Le second chapitre contient quelques informations sur le sujet, dans la partie intitulée : Produire des documents papier.

• Les fichiers .jpg sont des fichiers compressés. Ils sont couramment utilisés sur Internet et par des caméras numériques. Les sauvegardes répétées de ces fichiers en dégradent la qualité.
• Les fichiers .bmp sont des fichiers « bitmap ». Ils sont faciles à charger sur une grande variété de systèmes, mais nécessitent une mémoire importante.
• Les fichiers .gif sont des fichiers compressés qui ne peuvent utiliser qu’un éventail de couleurs limité.Ils sont couramment utilisés sur Internet et peuvent être animés.
• Les fichiers .psd sont générés par Adobe Photoshop. Ils sont beaucoup utilisés par les graphistes professionnels.