Anche se la maggior parte degli insegnanti che leggono questo manuale saranno a loro agio nell’uso della posta elettronica, è comunque utile indicare in via generale possibili usi e vantaggi del processo e indicare alcune avvertenze sull’uso.
Il mondo si è ridotto considerevolmente dall’avvento delle e-mail. È possibile e abbastanza facile rimanere in contatto con parenti e amici ovunque in Europa o, a dir la verità, in qualsiasi continente. Questo vi offrirà una forte motivazione personale per desiderare di crearvi una vostra casella personale di posta elettronica, ma esistono anche parecchi motivi professionali che vi dovrebbero spingere ad adottare questa tecnologia.

E-mail è il sistema base per la trasmissione di messaggi attraverso un Internet Service Provider (ISP) [fornitore di servizi internet] e per fare questo occorre che il messaggio sia indirizzato come richiesto all’indirizzo ISP del destinatario, ove risiederà sino a che questi lo scarichi.

Vantaggi e usi del sistema
La posta elettronica è rapida ed è semplice da capire. È a basso costo, in quanto si possono scrivere i propri messaggi non collegati e poi spedirli tutti insieme al prezzo di una telefonata locale. La comunicazione via e-mail ha una immediatezza e una facilità di risposta per cui la gente tende a rispondere rapidamente. Si possono spedire documenti e fotografie come allegati delle vostre e-mail,  tuttavia, se si intende spedire immagini in allegato, è sempre una buona idea comprimerle prima di inviarle come file JPEG, riducendo il tempo necessario per il trasferimento (fate riferimento alla sezione precedente p. 21 sulla produzione dei documenti cartacei). È possibile inviare uno stesso messaggio a più persone  agevolmente, per cui è elementare predisporre liste di discussione via e-mail, nelle quali le missive  inviate a singoli membri possono essere copiate o inoltrate agli altri. È plausibile l’ipotesi di realizzarne una con i vostri colleghi o studenti, per condividere opinioni o persino per lavorare insieme a progetti collaborativi. Le e-mail possono essere anche tornare utili per valutare i lavori degli studenti: questi possono inviare via e-mail i loro lavori in allegato, in modo che l’insegnante possa correggerli, aggiungere commenti e restituirli.

Cautele
Il tono di una e-mail può rapidamente suscitare una inaspettata reazione da parte del lettore, per via del fatto che molti di noi scrivono e spediscono messaggi in maniera frettolosa. Un messaggio spedito in fretta o una risposta non soppesata a sufficienza possono offendere con la stessa velocità. Spesso la gente si ritrova a scambiare messaggi con persone con le quali non si trova d’accordo, e questo disaccordo può spesso esplodere in maniera più rapida rispetto ad altre forme di comunicazione.
Scrivere e-mail può richiederci molto tempo: due parole scambiate di persona con colleghi nello stesso edificio può essere molto più produttivo di uno scambio di posta elettronica.

Il Data Protection ACT consente la possibilità che le proprie e-mail vengano lette da altre persone oltre i destinatari, per cui dovremmo essere estremamente cauti su quel che scriviamo.

Non aprire mai e-mail prive di un nome od oggetto riconoscibile. È probabile che siano veicoli di virus, Trojan o worm.  Uno dei sistemi utilizzati dagli spammer, o diffusori di virus, è  provare a nascondere il virus in un messaggio con il titolo “impossibile consegnare la posta”. Altri tipici metodi usati possono includere riferimenti a incontri, cancellati o similia. Tali messaggi spesso hanno allegati che, se aperti, possono risultare molto pericolosi.

La posta elettronica
Innanzitutto, si possono impiegare le configurazioni presenti nel proprio computer ed un software per e-mail, come per esempio Mozilla o Netscape Messanger, Microsoft Outlook Express, Eudora della Qualcomm o Mail di Apple. Questo servizio può essere installato sul vostro disco rigido e poi adoperato per creare messaggi, leggerli e immagazzinarli per future esigenze. Ricordatevi che la maggior parte dei virus informatici vengono trasmessi a e da PC con Windows, e sono stati progettati per attaccare il vostro sistema attraverso Outlook Express, per cui se usate questo programma dovreste  prestare molta attenzione: un antivirus aggiornato è essenziale per rispondere agli attacchi. Tutto quello che serve è un accesso ad Internet e si è pronti.
Un altro modo di servirsi della posta elettronica è all’interno di un browser internet, come per esempio Mozilla o Netscape,  i quali sono gratuiti e offrono un servizio di messaggi agli utenti. Questo significa che su qualunque computer ti ritrovi, in tutto il mondo, puoi sempre accedere alla tua casella postale. Comunque, non si ha la possibilità di archiviare i messaggi nello stesso modo e alcune restrizioni possono essere presenti per quanto riguarda le missive da inviare. Il maggiore svantaggio di questo sistema, comunque, è che occorre essere on line quando si scrive il proprio messaggio, a differenza di quando si ha una propria casella elettronica e si utilizza un programma di e-mail, come descritto precedentemente. Indubbiamente nel futuro assisteremo ad uno sviluppo ulteriore di questi sistemi, grazie anche alla integrazione dei dispositivi palmari, cellulari e computer di varia forma e dimensione.

La ricerca degli indirizzi e-mail
Gli indirizzi e-mail delle istituzioni sono spesso creati in maniera logica, per cui se si spedisce qualcosa a Indirizzo e-mail protetto dal bots spam , deve abilitare Javascript per vederlo , sarà facile assumere che questo indirizzo esista (se fosse il caso). È elementare trovare gli indirizzi e-mail e agevole avvicinarsi alla determinazione di altri con brevi e semplici interrogazioni. Per esempio, se si deve cercare l’indirizzo dell’autore di un libro, lo si può trovare ed inviare la domanda che si ha in mente in breve tempo.
Alcuni sistemi consentono addirittura la conversazione vocale, che in certe situazioni, può risultare molto più economica di quella telefonica, se non addirittura gratuita: per esempio nel caso in cui la vostra connessione via posta elettronica usi un numero telefonico locale o una linea ADSL, indipendentemente dalla distanza che separa la Persona A dalla Persona B. Questa tecnologia viene chiamata Voice over Internet Protocol, o VOIP. Un sistema di questo tipo è Skype., http://www.skype.com.

Primi passi Registratevi una casella di posta elettronica personale. Non vi dovrebbe costare alcunché in quanto molti negozi che vendono computer offrono tali servizi gratuitamente. Se vi è difficile scegliere il provider (fornitore di servizi), chiedete agli amici, che potranno darvi utili consigli. Una raccomandazione personale a volte è più utile di qualsiasi altra cosa.  Se non vi soddisfa un provider, potete sempre cambiarlo in un secondo tempo, sebbene occorra fare attenzione che mutando il provider viene modificato anche l’indirizzo di posta elettronica.

Ulteriori idee È possibile inviare messaggi multipli senza alcuna difficoltà, per cui è anche facile predisporre liste di discussione via e-mail, che permettono ai messaggi inviati a singole persone di essere copiati o inoltrati agli altri. Potreste ipotizzare di farlo con colleghi o studenti, al fine di condividere opinioni o persino lavorare insieme a qualche progetto collaborativo. C’è una varietà di gruppi di discussione via e-mail a cui registrarsi, gruppi ove persone che condividono gli stessi interessi possono scambiarsi impressioni o idee. Per esempio, in Gran Bretagna si può entrare a far parte del gruppo di insegnanti di Latino, all’url http://www.arit.co.uk.